Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Terminologia wykorzystywana przez prawo handlowe w odniesieniu do spółek prawa handlowego jest niezwykle różnorodna. Zawiązanie, założenie, powstanie, zarejestrowanie spółki to tylko niektóre z nich. I chociaż w języku potocznym każdy z nich mógłby znaczyć to samo, w świetle prawa mają one różne znaczenia i wywołują odmienne skutki prawne. I chociaż mogłoby się wydawać, że zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wystarczające, nie jest to prawda.

Rejestracja spółki z o.o.

Samo zawarcie umowy czyli zawiązanie spółki do etap konieczny lecz nie jedyny bowiem zgodnie z treścią przepisu art. 163 pkt 5 kodeksu spółek handlowych do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymagany jest wpis do rejestru. Jednocześnie, przepis art. 169 § 1 kodeksu spółek handlowych stanowi, że jeżeli w terminie 6 miesięcy od dnia zawiązania spółki, spółka nie została zarejestrowana albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu. Jak widać, znaczenie rejestracji jest kluczowe dla bytu spółki.

Jakie więc czynności należy wykonać, aby poprawnie zarejestrować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Dla wielu osób może być to oczywiste ale i tak warto to podkreślić – zgłoszenie spółki następuje w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego a aby dokonać zgłoszenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest wypełnienie odpowiednich formularzy, które są dostępne m.in. na stronie internetowej ministerstwa sprawiedliwości. Próba rejestracji spółki bez formularzy, jedynie w oparciu o pismo przez nas sporządzone (np. na wzór pisma procesowego) nie powiedzie się. Główny formularz to formularz W3 – umieszczamy tam takie dane jak firma czy siedziba spółki. Dodatkowo do wniosku trzeba również dołączyć formularz WE, który zawiera informację w przedmiocie wspólników spółki. W formularzu WK wskazuje się natomiast na podmioty uprawnione do reprezentowania spółki – w tym przypadku będzie to zarząd. Ostatnim obowiązkowym formularzem, który należy wypełnić jest formularz WM, w którym za pomocą kodów PKD określa się przedmiot działalności spółki.

Niezbędne informacje do rejestracji spółki

O tym, jakie informacje koniecznie trzeba podać we wniosku stanowi przepis art. 166 Kodeksu spółek handlowych. Pierwszym elementem o którym stanowi jest firma czyli oznaczenie pod którym przedsiębiorca działa. Może ono zostać obrane dowolnie (w spółkach kapitałowych ustawodawca nie reguluje tego tak rygorystycznie jak w spółkach osobowych). Istotne jednak, żeby zawierała ona oznaczenie prawne podmiotu tj. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Kolejnymi elementami są siedziba oraz adres spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Siedziba to miejscowość, w której spółka będzie prowadziła działalność. Określenie jej jest również elementem obligatoryjnym umowy spółki. Jeśli chodzi o adres to oczywiście, musi on być spójny z siedzibą spółki. Umowa spółki musi również określać przedmiot działalności spółki – to czym spółka będzie się zajmowała. Określenie przedmiotu działalności następuje za pomocą Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) i specjalnych kodów tam zawartych.

Kapitał w spółce z o.o.

Jeśli chodzi o aspekt kapitałowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to najistotniejszym elementem, który należy podać jest wysokość kapitału zakładowego w spółce. Konieczne jest również wskazanie czy wspólnik może mieć jeden czy więcej udziałów. Jeśli udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są obejmowane przez wspólników za wkłady niepieniężne – konieczne jest zaznaczenie tej okoliczności.

W odniesieniu do organów spółki, w zgłoszeniu należy podać przede wszystkim skład osobowy organów – zarówno zarządu, którego ustanowienie jest zawsze obligatoryjne jak i rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Konieczne jest również określenie sposobu reprezentacji spółki przed organ uprawniony do reprezentacji czyli zarząd.

W zgłoszeniu należy również wskazać czas na jaki umowa spółki została zawarta – czy jest on oznaczony czy nieoznaczony a także wskazać pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – jeśli oczywiście umowa spółki przewiduje istnienie takiego pisma.

Kodeks spółek handlowych przewiduje również szereg załączników, które należy dodać do wniosku. Pierwszym z nich jest umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Umowa ta, co do zasady zawierana w formie aktu notarialnego przedkładana jest w oryginale. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, odmiennie niż np. w spółce akcyjnej konieczne jest wniesienie wkładów na kapitał zakładowy w momencie rejestracji spółki. Nie ma możliwości dokonania tego później.

Na potwierdzenie, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione członkowie zarządu składają w tym przedmiocie oświadczenie w formie pisemnej, przy czym możliwe jest złożenie go przez członków zarządu w oddzielnych dokumentach i w różnym czasie, które również stanowi załącznik do zgłoszenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Brzmienie przepisu wskazuje, że oświadczenie składają członkowie zarządu osobiście. Nie jest możliwe działanie w tym zakresie przez pełnomocników. Oświadczenie o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego może zostać złożone także w języku obcym, wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski.

Powołanie członków zarządu

Zdarza się tak, że członkowie organów spółki są powoływani w tym samym akcie notarialnym, w którym zawiązywana jest spółka. Jeśli jednak to się nie zdarzyło wówczas konieczne jest powołanie ich w odrębnym dokumencie, który również należy przedłożyć do zgłoszenia spółki do rejestru. Dodatkowo do wniosku o wpis spółki z o.o. dołącza się zgodę członków zarządu i prokurentów na ich powołanie. Zgoda ta zastąpiła wcześniejszy wymóg składania notarialnego wzoru podpisu.

Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki. Do zgłoszenia konieczne jest również dołączenie listy wspólników podpisanej przez wszystkich członków zarządu. Lista ta obejmuje imiona i nazwiska lub nazwy wspólników a także liczbę oraz wartość nominalną udziałów każdego z nich.

Dodatkowo, z ustawy o krajowym rejestrze sądowym wynika obowiązek przedłożenia listy podmiotów uprawnionych do powołania zarządu. Dodatkowo, jeśli zgłaszana do rejestru spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką osobową a więc posiada jednego wspólnika – nieważne czy jest nim osoba fizyczna czy prawna to zgłoszenie powinno również zawierać  nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

Zgłoszenie spółki z o.o.

Zgłoszenie spółki jest dokonywane w sądzie rejestrowym właściwym ze względu na siedzibę spółki. Zawiązanie spółki jest dokonywane przez wszystkich członków zarządu. Jeśli zgłoszenie spółki następuje przez pełnomocnika wówczas pełnomocnictwo procesowe udzielone w tym celu podpisują wszyscy członkowie zarządu.

W sytuacji, gdy spółka została założona za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zgłoszenie również następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Do zgłoszenia tej spółki należy dołączyć, sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym umowę spółki opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym,  listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez każdego z członków zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, oświadczenie wszystkich członków zarządu opatrzone przez każdego z nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli wkłady zostały wniesione najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki.

Opłaty i koszty zawiązane z rejestracją spółki z o.o.

Na koniec należy wskazać, że konieczne jest uiszczenie opłaty od wniosku w wysokości 500,00 złotych oraz 100,00 złotych tytułem ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Reasumując, rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest czynnością konieczną do powstania spółki. Kwestie te reguluje w sposób niezwykle szczegółowy kodeks spółek handlowych wspierany przez ustawę o krajowym rejestrze sądowym. Samo wypełnienie formularzy nie jest czynnością skomplikowaną, jednakże wymaga dużej uwagi – czasami nawet niewypełnienie jednego pola może grozić zwrotem wniosku.

Dużo bardziej skomplikowaną kwestią jest skompletowanie wszystkich niezbędnych załączników wymaganych zarówno przez kodeks spółek handlowych jak i ustawę o krajowym rejestrze sądowym. Przy rejestracji spółki zdecydowanie warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika żeby mieć pewność, że cała procedura przebiegnie pomyślnie.