Blog

W momencie kiedy prowadzimy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, mamy zamiar takową spółkę założyć lub zakupić to trzeba pamiętać o opłatach, które są z tym związane. Opłaty te możemy podzielić na sądowe oraz urzędowe. Od jakiegoś czasu została zmniejszona i ujednolicona opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Poniżej prezentujemy spis najważniejszych opłat związanych z zarządzaniem spółką z ograniczoną odpowiedzialnością.

* Rejestracja – 600 złotych (w tym 500 złotych opłata sądowa oraz 100 złotych za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

* Zmiana danych – 350 złotych (250 złotych opłata sądowa oraz 100 zł ogłoszenie w MSiG) zamiast dotychczasowych 500 złotych.

* Złożenie sprawozdania finansowego – 140 złotych (40 złotych opłaty sądowej oraz 100 złotych za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym) – do tej pory 290 złotych.

* Opłata za zgłoszenie do VAT – 170 złotych.

* Opłata za pełnomocnictwo – 17 złotych.

* Zaświadczenie o niezaleganiu wydawane przez Urząd Skarbowy – 21 złotych.

* Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia rejestracyjnego w podatku akcyzowym – 170 złotych.

* Wydanie duplikatu decyzji o nadaniu NIP/rejestracji do VAT – 21 złotych.

W przypadku gdy rejestrujemy spółkę to obligatoryjnie musimy ponieść koszt w wysokości 600 złotych za rejestrację i opcjonalnie 170 złotych za zgłoszenie spółki jako podatnika VAT czynnego.

W przypadku zakupu gotowej spółki musimy ponieść koszty urzędowe w wysokości 350 złotych za zmianę danych w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Spółki kapitałowe określone jako osoby prawne działają za pośrednictwem swoich organów. Kluczowym organem spółki jest zarząd, który posiada uprawnienia do jej reprezentowania, ale również prowadzenia jej spraw. Zarząd jest organem, który funkcjonuje stale, w przeciwieństwie do innych organów, jak np. rady nadzorczej czy zgromadzenia wspólników, których aktywność uszczuplona jest zazwyczaj do kilku posiedzeń w roku.

Umowa bądź też statut spółki mogą określać liczbę członków zarządu w sposób zdefiniowany (zarząd jednoosobowy, dwuosobowy, itd.) lub widełkowy (np. od jednego do trzech członków zarządu). Oznacza to, że już w momencie konstruowania umowy czy statutu spółki, jej założyciele mają wpływ na zmniejszenie ryzyka funkcjonowania spółki bez zarządu, dzięki możliwości wprowadzenia funkcjonowania zarządu jednoosobowego.

Zarząd w spółkach kapitałowych to de facto członkowie zarządu – bez ich obecności, zarząd jako organ nie istnieje. Ponadto niekompletny skład osobowy organu menadżerskiego oznacza również, że w spółce nie działa zarząd – jest to tak zwany zarząd kadłubowy.

Powstaje zatem pytanie – czy spółka może funkcjonować bez zarządu? Czy zdarzają się takie przypadki w praktyce? Na pierwsze pytanie nie istnieje jednoznaczna odpowiedź. Z jednej strony brak organu nie przekłada się na byt prawny spółki, czy ważność i wypełnienie zawartych wcześniej umów, jednakże z drugiej strony stawia spółkę w stanie zawieszenia, z uwagi na to, iż zarząd hipotetycznie przestaje istnieć, a co najmniej nie jest w stanie prowadzić spraw spółki w zakresie działań przekraczających zakres zwykłego zarządu – wymagałyby one bowiem podjęcia uchwały. Idąc dalej, w dalszej perspektywie czasowej, szczególnie w przypadku dużych spółek brak zarządu przekłada się na ich całkowity paraliż. Odpowiadając na drugie pytanie – czy w praktyce zdarza się, aby w spółce nie funkcjonował zarząd – trzeba odpowiedzieć twierdząco. Niestety jest to sytuacja stosunkowo częsta. Przyczyn może być wiele.

Brak pełnej obsady zarządu może być wynikiem śmierci, złożenia rezygnacji, odwołania czy wygaśnięcia mandatu członka zarządu przy jednoczesnym przeoczeniu bądź niemożności powołania członka zarządu (np. brak wymaganej większości do podjęcia uchwały o powołaniu członka zarządu), czy wreszcie w wyniku prawomocnego skazania członka zarządu za przestępstwa gospodarcze, co jest równoznaczne z tym, że jego mandat wygasa ex lege. Wskazane powyżej wydarzenia nie są rzadkie w spółce, dlatego tak często jest ona narażona na nienależycie obsadzony organ zarządczy.

Każdy z członków zarządu podlega obligatoryjnemu wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, wpis jednak ma charakter deklatoryjny, to znaczy, że ma za zadanie jedynie potwierdzić fakt powołania określonej osoby do pełnienia funkcji członka zarządu. Zdarza się zatem, że istnieją różnice między składem zarządu, który został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, a osobami, które faktycznie są uprawnione do reprezentacji spółki. Wpis jednak chroni kontrahentów spółki, którzy w zaufaniu do Krajowego Rejestru Sądowego zawierają umowy z osobami widniejącymi w Krajowym Rejestrze Sądowym, które uprawnione są do reprezentacji spółki – jednakże nie ma już takiej pewności, czy wpis chroni spółkę przed ewentualnym roszczeniem o stwierdzenie nieważności umowy zawartej przez osoby nieuprawnione.

Brak zarządu w spółce to również ryzyko powołania kuratora, bowiem może tego dokonać sąd opiekuńczy na podstawie art. 42 k.c. z urzędu lub na wniosek jakiegokolwiek podmiotu posiadającego w tym interes prawny (np. przez wierzyciela). Zakres kompetencji kuratora ustanowionego na podstawie art. 42 k.c. jest ograniczony. Kurator powinien niezwłocznie postarać się o powołanie organów osoby prawnej; a w razie potrzeby postarać się o likwidację osoby prawnej. W praktyce kurator powoływany jest w sytuacji, gdy spółka długotrwale jest pozbawiona zarządu. Najczęściej jednak spółki borykają się z problemem, w jaki sposób wyprostować sytuację, jeżeli już spółka przez pewien czas funkcjonowała bez zarządu. W pierwszej kolejności należy powołać członków zarządu – jednak mądrze, a więc o ile to możliwe – należy powołać te same osoby, które uprzednio pełniły funkcję członków zarządu – tak by nie była konieczna aktualizacja danych w KRS. Jeżeli osoby, które faktycznie pełniły funkcję członków zarządu nie składały oświadczeń w li w imieniu spółki, i nie podejmowano żadnych istotnych uchwał – wówczas ujemne konsekwencje braku zarządu są ograniczone do minimum, zwłaszcza że spółka mogła przez ten czas działać w oparciu o uprzednio udzielone pełnomocnictwa lub prokury.Nie ma natomiast jednoznacznej recepty na ewentualne potwierdzenie czynności dokonanych przez byłych członków zarządu. Istnieją koncepcje, co do potwierdzenia tych czynności przez kolejny zarząd, czy organ uprawniony do powoływania zarządu.

Takie działania nie zaszkodzą, a mogą jedynie pomóc. Jednak zasadniczo mogą odnieść skutek tylko, co do czynności z zakresu reprezentacji. Wątpliwa jest skuteczność potwierdzania czynności z zakresu prowadzenia spraw spółki – co z kolei przekłada się na możliwość podważania wadliwych uchwał zarządu w trybie powództwa o ustalenie z art. 189 k.p.c. O dopuszczalności takiego rozwiązania dopuścił niedawno Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 18.09.2013 r.

Ministerstwo Sprawiedliwości planuje przeprowadzenie nowelizacji Kodeksu Spółek Handlowych, która szczególnie dla spółek z o.o. będzie małą rewolucją. Zakładane jest przede wszystkim obniżenie minimalnego progu kapitału zakładowego dla nowych spółek do 1 zł, a nawet możliwości tworzenia spółek bez takiego kapitału, w oparciu o udziały beznominałowe. Jednocześnie rząd zamierza stworzyć odpowiednie zabezpieczenia dla wierzycieli spółek.

Po nowelizacji spółka z o.o. będzie mogła działać w trzech wariantach:

* Klasycznym – funkcjonującym zgodnie z obecnymi zasadami, a więc opartym na kapitale zakładowym i udziałach o określonej wartości nominalnej. Nastąpi jednak obniżenie minimalnego progu kapitału zakładowego z 5.000 zł do 1 zł. Zmiana ta nie obejmie oczywiście spółek już zarejestrowanych. Z niższej wysokości kapitału zakładowego korzystać będą mogły nowe spółki.

* Nowym (beznominałowym) – w miejsce udziałów o sztywnej wartości nominalnej, mają pojawić się udziały beznominałowe. Będą one niezależne od kapitału zakładowego (nie będą stanowiły części ułamkowej tego kapitału), a cena po jakiej wspólnik je obejmie zostanie określona w umowie spółki. Wobec tego wysokość wkładu wspólnika będzie zależeć od jego ustaleń ze spółką i zostanie oderwana od sztywnej wartości nominalnej udziału. Idea jest taka, aby wkłady wnoszone przez wspólników odzwierciedlały rzeczywistą wartość spółki. Szczególnie widoczne będzie to na etapie dokapitalizowania spółki w czasie jej istnienia.

Obecnie inwestor, który chciały w spółce objąć większościowy pakiet udziałów musi wnieść wkład, którego wartość odpowiada co najmniej wartości nominalnej udziałów określonej w umowie spółki. Problem polega jednak na tym, że wartość nominalna rzadko odpowiada wartości rynkowej udziału – ta w spółkach o trudnej sytuacji (a więc szczególnie wymagającej inwestora) jest zwykle o wiele niższa). Udziały beznominałowe, pozwalają natomiast określać ich wartość w powiązaniu z wartością spółki. Z udziałów tych nadal należna będzie dywidenda, będą one mogły być obciążane i umarzane.

* Mieszanym – obok standardowego kapitału zakładowego (podzielonego na udziały o określonych równych nominałach), budowany będzie kapitał udziałowy obejmujący udziały beznominałowe. Nie oznacza to, że w spółce będą istniały oddzielne majątki powiązane z poszczególnymi kategoriami kapitału. Wspólnicy posiadający udziały beznomianołwe będą posiadać takie same prawa i obowiązki, jak wspólnicy o udziałach „tradycyjnych”. Ewentualne modyfikacje może wprowadzać umowa spółki lub przepisy szczególne. Z rozwiązania tego korzystać będą mogły w szczególności istniejące spółki, które obok posiadanego już kapitału zakładowego, będą mogły wprowadzić udziały beznominałowe (w drodze zmiany umowy spółki). Ta konstrukcja ma w szczególności przyciągać inwestorów i ułatwiać spółce przeprowadzenie restrukturyzacji.

Struktura udziałów i ich wartości ma być widoczna w KRS. Jak widać zakładane ułatwienia w funkcjonowaniu spółek z o.o. będą jednak wymagały od przedsiębiorców wdrożenia w nowe zasady i pojęcia.

Pojawiają się też głosy krytyczne, że nowa formuła nie stanowi wystarczającego zabezpieczenia dla wierzycieli spółki. Twórcy projektu odpierają zarzuty, podnosząc, że nowelizacja zakłada wprowadzenie rozwiązań mających zagwarantować bezpieczeństwo wierzycielom – takie jak test wypłacalności, czy obowiązkowe odpisy z zysku na kapitał zapasowy.

Zakłada się, że nowe przepisy wejdą w życie w 2015 roku.

Niekoniecznie zawsze dane, które widnieją w KRS odpowiadają stanowi rzeczywistemu. Bywa tak, że nie usunięto informacji nieaktualnych, bądź z drugiej strony nie ujawniono aktualnych, ważnych kwestii. Ten fakt, nie pozostaje bez znaczenia, zarówno dla tych wpisanych do rejestru spółek, jak również dla ich Kontrahentów. A może korzystnym rozwiązaniem byłoby poszukiwanie informacji w wywiadowniach gospodarczych?

Niedociągnięcia we wpisach zazwyczaj wynikają z przeoczenia pewnych faktów przez przedsiębiorców. Często jednak bywa, że są one rezultatem ignorancji – przedsiębiorcy nie mają pojęcia odnośnie tego po co tak naprawdę jest KRS, co powinno się tam zgłaszać i jak poważne następstwa niesie za sobą nieaktualizowanie wpisów.

Bywa tak, że utrzymywanie stanu nieprawdziwych informacji we wpisach w KRS jest wynikiem świadomego działania spółki. Przeważnie dotyczy to nie wykreślenia z rejestru poprzednich członków zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Dlaczego? Ponieważ spółka ma świadomość, że osoby te w ten sposób mogą zostać pociągane do odpowiedzialności w związku z jej zobowiązaniami.

Nad prawidłowością wpisów w kwestii stanu faktycznego spółek, powinien czuwać sam KRS. W momencie, gdy stwierdza on braki, powinien wezwać spółkę do aktualizacji wpisu pod rygorem nałożenia odpowiedniej kary. W przypadku ustalenia rozbieżności wpisu z prawdą, taki wpis może zostać wykreślony z urzędu przez sąd. W przypadkach skrajnych takie działania mogą doprowadzić do ustanowienia kuratora dla spółki.

Działania Krajowego Rejestru Sądowego, jednakże nie są dla spółek żadnym środkiem zastraszającym. Kwota grzywny nie odstrasza (zasadniczo jest to maksymalnie 10.000 zł w jednym postępowaniu). Z drugiej zaś strony takie kary jak ustanowienie kuratora dla spółki, czy wykreślenie z urzędu to sytuacje naprawdę bardzo rzadkie.

Bez cienia wątpliwości sąd nie ma organizacyjnych perspektyw badania kompletności i prawdziwości wpisów regularnie. Takie braki lub rozbieżności zostają zwykle wykrywane przy okazji innych działań.

Osoby zawierające umowy lub w innych celach korzystające z danych zawartych w KRS są jednak chronione domniemaniem prawdziwości wpisów do rejestru.

W takim przypadku, nawet jeżeli wyjdzie na jaw, że sytuacja faktyczna spółki jest odmienna, niż ta ujawniona w KRS, to nasze czynności oceniane będą z punktu widzenia stanu opisanego w rejestrze. A więc, w momencie gdy podpiszemy umowę z osobą wpisaną jako członek zarządu, zaś po czasie wyjdzie na jaw, że osoba ta członkiem zarządu już nie była, to nie ma żadnych podstaw do podważania takiej czynności.

Podajmy teraz inny przykład – jeżeli spółka nie uaktualni w rejestrze swojego adresu, pisma wysyłane na stary adres – widniejący w rejestrze będą uważane za skutecznie doręczone. Stan rzeczy jes taki, że może mieć to nieprzyjemne konsekwencje – w szczególności w przypadku wyroku lub nakazu zapłaty. Komornik zazwyczaj i tak jest w stanie określić poprawny adres, a spółce, która zaniechała wpisu do KRS trudno będzie zakwestionować taką decyzję.

Różnice między stanem obecnym a wpisem w KRS mogą również powodować poważne skutki również w momencie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Czytałem kiedyś o przypadku, gdy nowy członek zarządu nie został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, zaś do oferty nie dołączono zaświadczenia o jego niekaralności (pracownicy, którzy byli opowiedzialni za przygotowanie dokumentów, nie mieli wiedzy o zmianie). W rezultacie spółka została wykluczona z przetargu i utraciła wadium w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Należy mieć też na względzie, że niektóre czynności w ogóle nie dochodzą do skutku, jeśli nie zostaną wpisane do rejestru (np. założenie spółki, podwyższenie kapitału).

Wobec tego, to samym spółkom powinno zależeć na sprawnym przekazywaniu danych do KRS. Ignorowanie przez przedsiębiorców obowiązków rejestrowych wynika z nieświadomości skutków zaniechań. Uważają, że wnioski do KRS to jedynie kolejna, nikomu niepotrzebna papierologia.

Z ust jednego z młodych przedsiębiorców padło pytanie – czy spółka z o.o. może funkcjonować bez całościowego pokrycia kapitału zakładowego, ponieważ w odpisie z KRS jednej ze spółek miał do czynienia z taką adnotacją. Więc jak przedstawia się sytuacja – może czy nie może?

Prawdopodobne jest, że zauważyliście w dokumentach handlowych, odpisach KRS czy na stronach www spółek akcyjnych, że widnieje tam informacja o kapitale zakładowym sugerująca jego statutową wysokość oraz wzmianka o tym, w jakiej kwocie został on pokryty. Zwykle wygląda to w ten sposób – kapitał zakładowy 100.000 złotych wpłacony w całości czy kapitał zakładowy 500.000 złotych, kapitał wpłacony 200.000 złotych.

Fakt ten wcale jednak nie oznacza, że akcjonariusze nie są zobowiązani do wniesienia wkładów. Są, jednakże zasady ich uiszczenia są ukształtowane odmiennie niż w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W przypadku spółki akcyjnej akcje uznawane za wkład pieniężny powinny być pokryte przynajmniej w 1/4 przed zarejestrowaniem spółki. Pozostała część może zostać uiszczona już po rejestracji spółki w terminach ustalonych w statucie. Ustawa nie określa w tym zakresie jakichkolwiek ograniczeń. Trzeba jednak pamiętać, iż nie powinno to być odwlekane w nieskończoność. Wkłady pieniężne należy wnieść nie później niż w ciągu roku od zarejestrowania spółki.

Dlatego też, informowanie kontrahentów o rzeczywistym pokryciu kapitału zakładowego jest całkowicie uzasadnione.

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością kapitał zakładowy winien zostać wniesiony w całości już w chwili rejestracji spółki. Ogół członków zarządu zgłaszając spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego, składa oświadczenie (z pełną świadomością odpowiedzialności karnej), że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały uiszczone przez ogół wspólników w całości. W przypadku, gdy brak jest takiego oświadczenia, sąd rejestrowy nie ma obowiązku zarejestrowania podmiotu.

Z czego zatem wynika adnotacja w Krajowym Rejestrze Sądowym o niepokryciu kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Czy możliwe jest, że to omyłka sądu?

Odpowiedź brzmi – nie. Taką adnotację można znaleźć przy spółkach rejestrowanych za pośrednictwem drogi elektronicznej. Z uwagi na kwestie techniczne zasady wnoszenia wkładów do e-spółek wyglądają stosunkowo inaczej. Do spółki zakładanej z poziomu Internetu możemy jedynie uiścić wkłady pieniężne (wniesienie aportu obliguje nas do późniejszej modyfikacji umowy spółki. Wpłata na rachunek spółki powinna nastąpić w terminie siedmiu dni od dnia jej rejestracji. Z uwagi na to, iż w dacie rejestracji kapitał zakładowy może nie być jeszcze pokryty, w odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego takich spółek możemy znaleźć informację – kapitał nie został pokryty lub, że został pokryty tylko częściowo.

Czy to wszystko oznacza, że kapitał zakładowy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością może nie zostać uiszczony, lub zostać wniesiony tylko w części? Oczywiście, że nie. Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. Jest to tylko i wyłącznie opcja przejściowa, zaś wspólnicy powinni wnieść wkłady w jak najkrótszym terminie. Obowiązkiem zarządu jest złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenia, w ciągu 7 dni, że wkłady w całości są już w spółce. Jeżeli jednak to nie nastąpi, sąd nie ma możliwości rozwiązania spółki, ale może podejmować środki motywujące zarząd i wspólników do rychłego zakończenia tej kwestii.

Zwaśnieni wspólnicy, choroba czy wypalenie zawodowe – istnieje wiele możliwości, dla których wspólnicy mogliby zrezygnować ze spółki. Zazwyczaj taką ewentualność przeprowadza się poprzez zbycie lub odwołanie udziałów. Możliwością, która pozwoliłaby na w miarę skuteczne pożegnanie byłoby wypowiedzenie udziału. Pozostaje tylko jedno pytanie – jakie skutki oznaczałoby to dla wspólników i spółki?

Niestety, w momencie, gdy wspólnicy są w stanie konfliktu, przeprowadzenie zbycie lub umorzenie udziałów jest nad wyraz trudne. Trudności te biorą się zazwyczaj ze stosunkowo rygorystycznie obwarowanych perspektyw zbycia udziałów w umowie spółki. Wspólnicy obawiając się tego, że do biznesu mogłaby wejść niemile widziana osoba, wprowadzają mnogie ograniczenia w kwestii obrotu udziałami (zwłaszcza wymóg zgody zgromadzenia wspólników i prawo pierwszeństwa w  nabyciu). W momencie braku zgody wspólników wykonanie takiego zbycia przekłada się na stratę masy nerwów, pieniędzy i czasu.

Jak już wspominałem rozwiązaniem, które mogłoby okazać się dogodnym, byłoby wypowiedzenie udziału. Wspólnik, który chciałby zrezygnować z dalszego działania w spółce, musiałby złożyć jedynie stosowne oświadczenie woli. I tutaj pojawia się powyższe pytanie – czy takie działanie oznaczałoby jedyne wypowiedzenie udziału, czyli zrezygnowanie wspólnika ze spółki, czy jednak skutkowałoby rozwiązaniem spółki? I jeszcze jedno pytanie – jakie konsekwencje majątkowe, zarówno dla spółki, jak i wspólników rodziłoby takie działanie? Zdania w tej kwestii są różne, zaś kodeks spółek handlowych tej kwestii nie ocenia. Jest to tematyka zasługująca na własny wpis. Z pewnością wypowiedzenie udziału jest niedozwolone, jeżeli taka ewentualność nie została zaplanowana w umowie spółki.

Z uwagi na to, iż ustawa nie porusza kwestii wypowiedzenia udziałów w spółce z o.o., brak jest w tym temacie nabytej praktyki dotyczącej orzecznictwa sądów rejestrowych. Dlatego też byłbym raczej ostrożny w określaniu takich postanowień w umowie spółki. Moja ostrożność kierowana jest uprzedzeniem przed wydłużającymi się postępowaniami rejestrowymi, ale również niechęcią przed wdrażaniem rozwiązań, które mogą przełożyć się na długi i niepewny proces.

W tej perspektywie wykorzystanie znaleźć może odmienna konstrukcja prawa spółek – przymusowe umorzenie udziałów i jego rodzaj, czyli umorzenie automatyczne.

Umowa spółki może zakładać, że w sytuacjach w niej określonych, udziały wspólnika ulegają umorzeniu (nie biorąc pod uwagę woli wspólnika). Podstawy do takiej możliwości powinny być w umowie jasno i dokładnie opisane, powinny wprowadzać jednakowe reguły dla każdego ze wspólników i być niezależne, od wszystkich czynników oceniających.

Za umorzone udziały, wspólnikowi należy się odpowiednie wynagrodzenie, które nie powinno być mniejsze niż suma aktywów netto, które przypadają za określony udział, pomniejszona o sumę przeznaczoną do podzielenia między wspólników. Skonstruowana umowa powinna określać jasno zasady wynagradzania na rzecz wspólnika, który wychodzi ze spółki, w zamian za umorzone udziały.